MICROSOFT
EXCEL
1.
PENDAHULUAN
Excel adalah salah satu
program aplikasi spreadsheet yang digunakan untuk menghitung, memproyeksikan,
menganalisis dan mempresentasikan data. Program aplikasi ini paling banyak
digunakan dan paling populer karena lebih mudah dipakai, lebih fleksibel, lebih
mudah diintegrasikan dengan program aplikasi Windows lainnya, dapat bekerja
pada sistem Network (jaringan) dengan lebih baik serta dapat memanfaatkan
fasilitas-fasilitas yang terdapat pada internet dan intranet. Saat ini versi
terbarunya adalah Microsoft Excel 2007 yang merupakan salah satu dari beberapa
program aplikasi handal yang dikemas dalam paket program aplikasi Microsoft
Office XP.
Lembar kerja Microsoft
Excel 2007 terdiri dari 256 kolom dan 65536 baris. Kolom diwakili oleh huruf
A,B,C,…,Z lalu AA,AB,AC,…,AZ kemudian BA,BB,BC,…,BZ dan seterusnya hingga
terakhir sampai IA,IB,IC,…IZ. Sedangkan baris diwakili oleh angka 1,2,3,…
sampai 65536.
Gambar 1. Tampilan Ms.Excel
Perpotongan antara kolom
dan baris disebut sel (cell). Sel diberi nama menurut posisi
kolom dan baris pada lokasinya. Range
adalah pertemuan sel beberapa sel.
Gambar 2. Lembar Kerja Ms.Excel
1. BEKERJA
DENGAN MS. EXCEL
Memulai dan Mengakhiri Program Microsoft Excel
Memulai
Anda dapat mulai menjalankan
program Excel dengan langkah sebagai berikut :
1.
Klik
Start pada task bar.
2.
Pilih
menu Program.
3.
Klik
Program Microsoft Excel, dan tunggu
sampai jendela program Microsoft Excel terbuka.
Mengakhiri
Apabila anda telah selesai bekerja dengan Microsoft Excel, anda dapat mengakhirinya dengan langkah sebagai berikut :
1.
Simpan
terlebih dahulu buku kerja (workbook) yang telah anda buat.
2.
Pilih
dan klik menu File, Exit
atau klik tombol Close (X) di pojok
kanan atas jendela program.
3.
Tunggu
sampai jendela program Microsoft Excel ditutup.
Memasukkan Data
Untuk memasukkan data ke
dalam sel, langkahnya ialah :
1.
Pilih
atau klik sel tempat dimana anda akan memasukkan data.
2.
Ketikkan
data yang anda inginkan.
3.
Tekan
tombol Enter.
Memperbaiki Kesalahan Pengetikan Data
Untuk memperbaiki kesalahan
pengetikan data pada suatu sel, anda dapat melakukan perbaikan dengan langkah
berikut :
1.
Pilih
atau klik sel yang datanya akan anda perbaiki, lalu tekan tombol F2.
Cara lain adalah dengan mengklik dua kali pada sel yang datanya akan
diperbaiki.
2.
Setelah
modus pengeditan tampil, anda dapat langsung memperbaiki data yang salah
tersebut.
3.
Kemudian
tekan tombol Enter untuk mengakhiri
pengeditan.
Format Tampilan Angka, Tanggal dan Waktu
Angka
Setelah anda mengetikkan
data angka pada suatu sel atau range, anda dapat mengatur format tampilan angka
dengan langkah sebagai berikut :
1.
Sorot
sel atau range dimana data angka berada.
2.
Klik
menu Format, Cells.
3.
Klik
tab Number.
4.
Pada
kotak daftar pilihan Category,
klik kategori format yang anda inginkan.
Contoh format tampilannya dapat anda lihat pada kotak Sample.
þ
General : kategori ini akan menampilkan angka dengan tampilan
Format angka umum.
þ
Number : bila anda memilih kategori ini, maka gunakan kotak cek
Use 1000 separator (,), untuk
menampilkan atau menghilangkan tanda pemisah ribuan. Lalu pada kotak isian Decimal places tentukan berapa
jumlah angka desimal yang akan ditampilkan.
Sedangkan untuk mengatur tampilan angka negatif, klik format tampilan
angka negatif pada kotak daftar pilihan Negative
numbers.
þ
Currency atau Accounting
: dalam dua kategori ini, anda dapat menggunakan simbol atau lambang mata uang
dengan memilih pada tombol daftar pilihan Symbol.
þ
Percentage : menampilkan format angka dengan menggunakan lambang
persen.
Tanggal
Untuk memasukkan data yang
berupa tanggal, anda dapat mengikuti langkah berikut :
1.
Sorot
sel yang akan diisi data tanggal.
2.
Ketikkan
tanggal yang anda inginkan. Contoh bila anda ingin mengetik tanggal 11 Agustus
2008, maka ketiklah dengan cara : =DATE(2008,8,11).
3.
Sorot
sel atau range yang telah diisi dengan data tanggal.
4.
Klik
menu Format, Cells.
5.
Klik
tab Number.
6.
Pada
kotak daftar pilihan Category,
klik Date.
7.
Pada
kotak daftar pilihan Type, klik bentuk format tampilan tanggal yang anda
inginkan. Anda dapat melihat kotak
Sample untuk melihat contoh dari format tanggal yang telah anda pilih.
8.
Klik
OK.
Waktu
Untuk memasukkan data
waktu/jam, langkahnya adalah sebagai berikut :
1.
Sorot
sel yang akan diisi data waktu.
2.
Ketikkan
waktu yang anda inginkan. Contoh bila anda ingin mengetik jam 19:30, maka
ketiklah dengan cara =TIME(19,30,00).
3.
Sorot
sel atau range yang telah diisi dengan data waktu.
4.
Klik
menu Format, Cells.
5.
Klik
tab Number.
6.
Pada
kotak daftar pilihan Category,
klik Time.
7.
Pada
kotak daftar pilihan Type,
klik bentuk format tampilan waktu yang anda inginkan. Anda dapat melihat kotak Sample untuk melihat contoh dari format waktu yang telah anda
pilih.
8.
Klik
OK.
Mengatur Perataan Tampilan Data
Adapun langkah-langkah yang
harus dilakukan untuk mengatur perataan tampilan data adalah sebagai berikut :
1.
Sorot
sel atau range yang berisi data yang akan diubah perataannya.
2.
Klik
menu Format, Cells atau
tekan tombol Ctrl+1.
3.
Klik
tab Aligment.
4.
Pilih
jenis perataan data yang anda inginkan.
Perataan Secara Horizontal dan Vertikal
þ
Pada
tombol daftar pilihan Horizontal dan
Vertikal, lakukan pemilihan berikut ini untuk mengatur perataan secara
horizontal :
F
General
: digunakan untuk menampilkan posisi rata kiri untuk huruf dan posisi rata
kanan untuk angka.
F
Left
(Indent) : digunakan untuk menampilkan data dengan posisi rata kiri dengan
jarak tertentu dari kiri.
F
Center
: digunakan untuk menampilkan data dengan posisi rata tengah.
F
Right
(Indent) : digunakan untuk menampilkan data dengan posisi rata kanan dengan
jarak tertentu dari kanan.
F
Fill
: digunakan untuk mengisi seluruh isi sel yang ditunjuk dengan cara mengulangi
datanya.
F
Justify
: digunakan untuk menampilkan seluruh data pada suatu sel secara penuh.
F
Center
Across Selection : digunakan untuk menampilkan data dengan posisi di tengah
beberapa kolom tertentu.
F
Distributed
(Indent) :
Menambahkan Garis Pembatas dan Bingkai
Untuk menambahkan garis
pembatas dan bingkai, ikuti langkah-langkah berikut ini :
1.
Sorot
sel atau range yang akan diberi garis pembatas atau bingkai.
2.
Klik
menu Format, Cells atau
tekan tombol Ctrl+1.
3.
Klik
tab Border.
4.
Pada
kotak pilihan Style, pilih
gaya tampilan garis yang anda inginkan.
Disini terdapat beberapa pilihan bentuk garis seperti : garis tunggal,
garis ganda, garis terputus-putus, garis tebal dan lain-lain.
5.
Pada
tombol daftar pilihan Color, pilih warna garis yang anda inginkan.
6.
Pada
bagian Presets, klik salah satu
tombol berikut ini :
þ
None : untuk menghapus seluruh garis pembatas dan
bingkai.
þ
Outline : untuk membuat bingkai di sekeliling sel
atau range.
þ
Inside : untuk membuat garis di bagian dalam range.
7.
Pada
bagian Border, klik garis pembatas
yang anda inginkan sesuai dengan posisi yang anda kehendaki.
8. Klik
OK.
2.
Menggunakan
Rumus dan Fungsi
Sebagai program aplikasi
spreadsheet yang digunakan untuk menghitung dan mengkalkulasikan data,
Microsoft Excel 2007 dilengkapi dengan beberapa fasilitas yang memungkinkan
anda untuk memasukkan rumus atau formula. Rumus tersebut berupa instruksi
matematika dengan menggunakan operator hitung (operator aritmatik), yaitu :
|
LAMBANG
|
ARTI
|
|
+
(plus)
|
Penjumlahan
|
|
-
(minus)
|
Pengurangan
|
|
*
(kali)
|
Perkalian
|
|
/
(bagi)
|
Pembagian
|
|
^
(pangkat)
|
Pangkat
|
Operator-operator aritmatik
tersebut diatas mempunyai derajat urutan, yang berarti apabila dalam satu baris
rumus terdapat lebih dari satu buah operator aritmatik, maka proses hitungan
akan dilakukan sesuai dengan urutan atau hirarki operator seperti di bawah ini
:
|
URUTAN
|
LAMBANG
|
|
Pertama
|
^
|
|
Kedua
|
*
atau /
|
|
Ketiga
|
+
atau -
|
Menggunakan Alamat Sel
Relatif dan Absolut
1.
Alamat
sel relatif adalah alamat sel yang berubah secara otomatis pada saat dipindah
atau disalin (dicopy).
2.
Alamat
sel absolut adalah alamat sel yang tidak berubah (selalu menunjuk ke sel yang
sama) pada saat dipindah atau disalin (dicopy).
Menggunakan Fungsi Statistika
Beberapa fungsi statistika
yang umum digunakan adalah sebagai berikut :
SUM : untuk menghitung nilai Total.
MAX : untuk menghitung nilai terbesar data.
MIN : untuk menghitung nilai terkecil data.
AVERAGE : untuk menghitung nilai rata-rata.
COUNT : untuk menghitung banyak data.
SUMIF :
Untuk menghitung nilai total berdasarkan kriteria
Menggunakan Fungsi Logika IF
Fungsi logika IF mempunyai
bentuk sebagai berikut :
=IF(ekspresi
logika,perintah-1,perintah-2)
Yang berarti apabila
ekspresi logika benar maka perintah-1 yang akan dilaksanakan tetapi kalau salah
maka perintah-2 yang akan dilaksanakan.
Fungsi logika IF menggunakan
operator-operator pembanding, yaitu :
|
LAMBANG
|
ARTI
|
|
=
|
Sama dengan
|
|
<>
|
Tidak sama dengan
|
|
>
|
Lebih besar dari
|
|
<
|
Lebih kecil dari
|
|
>=
|
Lebih besar atau sama dengan
|
|
<=
|
Lebih kecil atau sama dengan
|
Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP
VLOOKUP
adalah Fungsi yang digunakan
untuk membaca suatu tabel secara vertikal.
=VLOOKUP (Nilai
Kunci,Range Tabel,Nomor Indeks Kolom,0)
HLOOKUP adalah fungsi yang digunakan untuk membaca
suatu tabel secara horizontal.
=HLOOKUP (Nilai
Kunci,Range Tabel,Nomor Indeks Baris,0)
Keterangan :
Nilai Kunci : Sel kunci (acuan) yang akan dibandingkan dengan tabel.
Range Tabel : Kumpulan
sel (range) dari tabel yang akan dibaca.
Nomor Indeks Kolom : Nomor indeks kolom dari
data yang akan diambil.
Nomor Indeks Baris : Nomor indeks baris
dari data yang akan diambil.
Fungsi LEFT, RIGHT dan MID
Fungsi LEFT digunakan untuk mengambil sebagian
data bertipe teks, dihitung dari sebelah kiri sebanyak jumlah karakter yang
diinginkan.
=LEFT(Teks,Jumlah
karakter)
Fungsi RIGHT digunakan untuk mengambil
sebagian data bertipe teks, dihitung dari sebelah kanan sebanyak jumlah
karakter yang diinginkan.
=RIGHT(Teks,Jumlah
karakter)
Fungsi MID digunakan
untuk mengambil sebagian data bertipe teks, mulai dari posisi tertentu sebanyak
jumlah karakter yang diinginkan.
=MID(Teks,Posisi
mulai mengambil,Jumlah karakter)
Fungsi SUMIF & Fungsi COUNTIF
Fungsi COUNTIF
Fungsi ini digunakan untuk mencari Banyak data yang dianggap
sejenis
berdasarkan Acuannya.
Bentuk Rumus :
=COUNTIF(RA[F4],CA)
Fungsi SUMIF
Fungsi ini digunakan untuk mencari total
(Penjumlahan) data-data yang dianggap sejenis berdasarkan Acuannya.
Bentuk Rumus :
=SUMIF(RA[F4],CA,RD[F4])
Ket:
CA : Cell Acuan
RA : Range Acuan
RD : Range Data yang akan di jumlahkan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar