Aplikasi Pengantar Komputer

MICROSOFT EXCEL

1. PENDAHULUAN

Excel adalah salah satu program aplikasi spreadsheet yang digunakan untuk menghitung, memproyeksikan, menganalisis dan mempresentasikan data. Program aplikasi ini paling banyak digunakan dan paling populer karena lebih mudah dipakai, lebih fleksibel, lebih mudah diintegrasikan dengan program aplikasi Windows lainnya, dapat bekerja pada sistem Network (jaringan) dengan lebih baik serta dapat memanfaatkan fasilitas-fasilitas yang terdapat pada internet dan intranet. Saat ini versi terbarunya adalah Microsoft Excel 2007 yang merupakan salah satu dari beberapa program aplikasi handal yang dikemas dalam paket program aplikasi Microsoft Office XP.

Lembar kerja Microsoft Excel 2007 terdiri dari 256 kolom dan 65536 baris. Kolom diwakili oleh huruf A,B,C,…,Z lalu AA,AB,AC,…,AZ kemudian BA,BB,BC,…,BZ dan seterusnya hingga terakhir sampai IA,IB,IC,…IZ. Sedangkan baris diwakili oleh angka 1,2,3,… sampai 65536.

Gambar 1. Tampilan Ms.Excel

Perpotongan antara kolom dan baris disebut sel (cell). Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris pada lokasinya. Range adalah pertemuan sel beberapa sel.

Gambar 2. Lembar Kerja Ms.Excel

1. BEKERJA DENGAN MS. EXCEL

Memulai dan Mengakhiri Program Microsoft Excel

Memulai

Anda dapat mulai menjalankan program Excel dengan langkah sebagai berikut :

1. Klik Start pada task bar.

2. Pilih menu Program.

3. Klik Program Microsoft Excel, dan tunggu sampai jendela program Microsoft Excel terbuka.

Mengakhiri

Apabila anda telah selesai bekerja dengan Microsoft Excel, anda dapat mengakhirinya dengan langkah sebagai berikut :

1. Simpan terlebih dahulu buku kerja (workbook) yang telah anda buat.

2. Pilih dan klik menu File, Exit atau klik tombol Close (X) di pojok kanan atas jendela program.

3. Tunggu sampai jendela program Microsoft Excel ditutup.

Memasukkan Data

Untuk memasukkan data ke dalam sel, langkahnya ialah :

1. Pilih atau klik sel tempat dimana anda akan memasukkan data.

2. Ketikkan data yang anda inginkan.

3. Tekan tombol Enter.

Memperbaiki Kesalahan Pengetikan Data

Untuk memperbaiki kesalahan pengetikan data pada suatu sel, anda dapat melakukan perbaikan dengan langkah berikut :

1. Pilih atau klik sel yang datanya akan anda perbaiki, lalu tekan tombol F2. Cara lain adalah dengan mengklik dua kali pada sel yang datanya akan diperbaiki.

2. Setelah modus pengeditan tampil, anda dapat langsung memperbaiki data yang salah tersebut.

3. Kemudian tekan tombol Enter untuk mengakhiri pengeditan.

Format Tampilan Angka, Tanggal dan Waktu

Angka

Setelah anda mengetikkan data angka pada suatu sel atau range, anda dapat mengatur format tampilan angka dengan langkah sebagai berikut :

1. Sorot sel atau range dimana data angka berada.

2. Klik menu Format, Cells.

3. Klik tab Number.

4. Pada kotak daftar pilihan Category, klik kategori format yang anda inginkan. Contoh format tampilannya dapat anda lihat pada kotak Sample.

þ General : kategori ini akan menampilkan angka dengan tampilan Format angka umum.

þ Number : bila anda memilih kategori ini, maka gunakan kotak cek Use 1000 separator (,), untuk menampilkan atau menghilangkan tanda pemisah ribuan. Lalu pada kotak isian Decimal places tentukan berapa jumlah angka desimal yang akan ditampilkan. Sedangkan untuk mengatur tampilan angka negatif, klik format tampilan angka negatif pada kotak daftar pilihan Negative numbers.

þ Currency atau Accounting : dalam dua kategori ini, anda dapat menggunakan simbol atau lambang mata uang dengan memilih pada tombol daftar pilihan Symbol.

þ Percentage : menampilkan format angka dengan menggunakan lambang persen.

Tanggal

Untuk memasukkan data yang berupa tanggal, anda dapat mengikuti langkah berikut :

1. Sorot sel yang akan diisi data tanggal.

2. Ketikkan tanggal yang anda inginkan. Contoh bila anda ingin mengetik tanggal 11 Agustus 2008, maka ketiklah dengan cara : =DATE(2008,8,11).

3. Sorot sel atau range yang telah diisi dengan data tanggal.

4. Klik menu Format, Cells.

5. Klik tab Number.

6. Pada kotak daftar pilihan Category, klik Date.

7. Pada kotak daftar pilihan Type, klik bentuk format tampilan tanggal yang anda inginkan. Anda dapat melihat kotak Sample untuk melihat contoh dari format tanggal yang telah anda pilih.

8. Klik OK.

Waktu

Untuk memasukkan data waktu/jam, langkahnya adalah sebagai berikut :

1. Sorot sel yang akan diisi data waktu.

2. Ketikkan waktu yang anda inginkan. Contoh bila anda ingin mengetik jam 19:30, maka ketiklah dengan cara =TIME(19,30,00).

3. Sorot sel atau range yang telah diisi dengan data waktu.

4. Klik menu Format, Cells.

5. Klik tab Number.

6. Pada kotak daftar pilihan Category, klik Time.

7. Pada kotak daftar pilihan Type, klik bentuk format tampilan waktu yang anda inginkan. Anda dapat melihat kotak Sample untuk melihat contoh dari format waktu yang telah anda pilih.

8. Klik OK.

Mengatur Perataan Tampilan Data

Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengatur perataan tampilan data adalah sebagai berikut :

1. Sorot sel atau range yang berisi data yang akan diubah perataannya.

2. Klik menu Format, Cells atau tekan tombol Ctrl+1.

3. Klik tab Aligment.

4. Pilih jenis perataan data yang anda inginkan.

Perataan Secara Horizontal dan Vertikal

þ Pada tombol daftar pilihan Horizontal dan Vertikal, lakukan pemilihan berikut ini untuk mengatur perataan secara horizontal :

F General : digunakan untuk menampilkan posisi rata kiri untuk huruf dan posisi rata kanan untuk angka.

F Left (Indent) : digunakan untuk menampilkan data dengan posisi rata kiri dengan jarak tertentu dari kiri.

F Center : digunakan untuk menampilkan data dengan posisi rata tengah.

F Right (Indent) : digunakan untuk menampilkan data dengan posisi rata kanan dengan jarak tertentu dari kanan.

F Fill : digunakan untuk mengisi seluruh isi sel yang ditunjuk dengan cara mengulangi datanya.

F Justify : digunakan untuk menampilkan seluruh data pada suatu sel secara penuh.

F Center Across Selection : digunakan untuk menampilkan data dengan posisi di tengah beberapa kolom tertentu.

F Distributed (Indent) :

Menambahkan Garis Pembatas dan Bingkai

Untuk menambahkan garis pembatas dan bingkai, ikuti langkah-langkah berikut ini :

1. Sorot sel atau range yang akan diberi garis pembatas atau bingkai.

2. Klik menu Format, Cells atau tekan tombol Ctrl+1.

3. Klik tab Border.

4. Pada kotak pilihan Style, pilih gaya tampilan garis yang anda inginkan. Disini terdapat beberapa pilihan bentuk garis seperti : garis tunggal, garis ganda, garis terputus-putus, garis tebal dan lain-lain.

5. Pada tombol daftar pilihan Color, pilih warna garis yang anda inginkan.

6. Pada bagian Presets, klik salah satu tombol berikut ini :

þ None : untuk menghapus seluruh garis pembatas dan bingkai.

þ Outline : untuk membuat bingkai di sekeliling sel atau range.

þ Inside : untuk membuat garis di bagian dalam range.

7. Pada bagian Border, klik garis pembatas yang anda inginkan sesuai dengan posisi yang anda kehendaki.

8. Klik OK.

2. Menggunakan Rumus dan Fungsi

Sebagai program aplikasi spreadsheet yang digunakan untuk menghitung dan mengkalkulasikan data, Microsoft Excel 2007 dilengkapi dengan beberapa fasilitas yang memungkinkan anda untuk memasukkan rumus atau formula. Rumus tersebut berupa instruksi matematika dengan menggunakan operator hitung (operator aritmatik), yaitu :

LAMBANG	ARTI
+ (plus)	Penjumlahan
- (minus)	Pengurangan
* (kali)	Perkalian
/ (bagi)	Pembagian
^ (pangkat)	Pangkat

Operator-operator aritmatik tersebut diatas mempunyai derajat urutan, yang berarti apabila dalam satu baris rumus terdapat lebih dari satu buah operator aritmatik, maka proses hitungan akan dilakukan sesuai dengan urutan atau hirarki operator seperti di bawah ini :

URUTAN	LAMBANG
Pertama	^
Kedua	* atau /
Ketiga	+ atau -

Menggunakan Alamat Sel Relatif dan Absolut

1. Alamat sel relatif adalah alamat sel yang berubah secara otomatis pada saat dipindah atau disalin (dicopy).

2. Alamat sel absolut adalah alamat sel yang tidak berubah (selalu menunjuk ke sel yang sama) pada saat dipindah atau disalin (dicopy).

Menggunakan Fungsi Statistika

Beberapa fungsi statistika yang umum digunakan adalah sebagai berikut :

SUM : untuk menghitung nilai Total.

MAX : untuk menghitung nilai terbesar data.

MIN : untuk menghitung nilai terkecil data.

AVERAGE : untuk menghitung nilai rata-rata.

COUNT : untuk menghitung banyak data.

SUMIF : Untuk menghitung nilai total berdasarkan kriteria

Menggunakan Fungsi Logika IF

Fungsi logika IF mempunyai bentuk sebagai berikut :

=IF(ekspresi logika,perintah-1,perintah-2)

Yang berarti apabila ekspresi logika benar maka perintah-1 yang akan dilaksanakan tetapi kalau salah maka perintah-2 yang akan dilaksanakan.

Fungsi logika IF menggunakan operator-operator pembanding, yaitu :

LAMBANG	ARTI
=	Sama dengan
<>	Tidak sama dengan
>	Lebih besar dari
<	Lebih kecil dari
>=	Lebih besar atau sama dengan
<=	Lebih kecil atau sama dengan

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP

VLOOKUP adalah Fungsi yang digunakan untuk membaca suatu tabel secara vertikal.

=VLOOKUP (Nilai Kunci,Range Tabel,Nomor Indeks Kolom,0)

HLOOKUP adalah fungsi yang digunakan untuk membaca suatu tabel secara horizontal.

=HLOOKUP (Nilai Kunci,Range Tabel,Nomor Indeks Baris,0)

Keterangan :

Nilai Kunci : Sel kunci (acuan) yang akan dibandingkan dengan tabel.

Range Tabel : Kumpulan sel (range) dari tabel yang akan dibaca.

Nomor Indeks Kolom : Nomor indeks kolom dari data yang akan diambil.

Nomor Indeks Baris : Nomor indeks baris dari data yang akan diambil.

Fungsi LEFT, RIGHT dan MID

Fungsi LEFT digunakan untuk mengambil sebagian data bertipe teks, dihitung dari sebelah kiri sebanyak jumlah karakter yang diinginkan.

=LEFT(Teks,Jumlah karakter)

Fungsi RIGHT digunakan untuk mengambil sebagian data bertipe teks, dihitung dari sebelah kanan sebanyak jumlah karakter yang diinginkan.

=RIGHT(Teks,Jumlah karakter)

Fungsi MID digunakan untuk mengambil sebagian data bertipe teks, mulai dari posisi tertentu sebanyak jumlah karakter yang diinginkan.

=MID(Teks,Posisi mulai mengambil,Jumlah karakter)

Fungsi SUMIF & Fungsi COUNTIF

Fungsi COUNTIF

Fungsi ini digunakan untuk mencari Banyak data yang dianggap sejenis

berdasarkan Acuannya.

Bentuk Rumus :

=COUNTIF(RA[F4],CA)

Fungsi SUMIF

Fungsi ini digunakan untuk mencari total (Penjumlahan) data-data yang dianggap sejenis berdasarkan Acuannya.